συμπληρωση υποκαταστηματων

Οδηγός Συμπλήρωσης Φόρμας

Διαχείριση Υποκαταστημάτων — Emblem Salary

Εισαγωγή

Η φόρμα «Διαχείριση Υποκαταστημάτων» σε οδηγεί να καταχωρήσεις ένα νέο υποκατάστημα για μια εταιρεία ή να επεξεργαστείς ένα υπάρχον. Η φόρμα χωρίζεται σε τρεις καρτέλες (tabs):

• Γενικά — τα κύρια στοιχεία του υποκαταστήματος (υποχρεωτικό)

• ΚΑΔ — οι Κωδικοί Αριθμοί Δραστηριότητας (προαιρετικό ανά περίπτωση)

• ΚΑΔ Εφορίας — οι ΚΑΔ που δηλώνεις στην εφορία (προαιρετικό ανά περίπτωση)

Τα πεδία με κόκκινο αστερίσκο (*) είναι υποχρεωτικά. Αν λείπει έστω ένα, η φόρμα θα εμφανίσει το μήνυμα «Παρακαλώ συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία» και δεν θα γίνει καταχώρηση.

Βήμα 1: Άνοιγμα της φόρμας

1. Από την αρχική λίστα υποκαταστημάτων, πάτησε το μπλε κουμπί «Προσθήκη» πάνω αριστερά.

2. Ο πίνακας κρύβεται και εμφανίζεται η φόρμα με τίτλο «Προσθήκη Υποκαταστήματος».

3. Εμφανίζονται τρεις καρτέλες στο πάνω μέρος: Γενικά, ΚΑΔ, ΚΑΔ Εφορίας.

💡 Επεξεργασία υπάρχοντος Αν θες να επεξεργαστείς ένα υπάρχον υποκατάστημα αντί να δημιουργήσεις νέο, κάνε κλικ σε οποιαδήποτε στήλη της γραμμής του στον πίνακα (εκτός της πρώτης). Η φόρμα θα ανοίξει ήδη συμπληρωμένη και ο τίτλος θα δείχνει το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση.

Καρτέλα 1: Γενικά

Είναι η μόνη καρτέλα που είναι υποχρεωτικό να συμπληρώσεις. Χωρίζεται σε δύο ενότητες: «Γενικά Στοιχεία» και «Λοιπά Στοιχεία».

Α. Γενικά Στοιχεία

Η αριστερή στήλη περιέχει κυρίως τα στοιχεία διεύθυνσης και επικοινωνίας. Η δεξιά στήλη περιέχει τα στοιχεία ταυτοποίησης (εταιρεία, τύπος, ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ).

Αριστερή στήλη — Διεύθυνση & Επικοινωνία

Πεδίο	Υποχρ.	Όριο	Τι συμπληρώνεις
Οδός	Ναι *	30 χαρ.	Μόνο το όνομα της οδού χωρίς αριθμό (π.χ. «Πατησίων»).
Αριθμός	Ναι *	10 χαρ.	Ο αριθμός της οδού. Δέχεται και σύνθετες μορφές (π.χ. «12Α», «15-17»).
Περιοχή	Ναι *	30 χαρ.	Η περιοχή / συνοικία (π.χ. «Κυψέλη», «Νέα Σμύρνη»).
Πόλη	Ναι *	30 χαρ.	Η πόλη (π.χ. «Αθήνα», «Θεσσαλονίκη»).
ΤΚ	Ναι *	5 ψηφία	Ο ταχυδρομικός κώδικας — ακριβώς 5 χαρακτήρες.
Τηλέφωνο	Όχι	15 χαρ.	Τηλέφωνο επικοινωνίας (σταθερό ή κινητό). Χωρίς κενά ή παύλες είναι πιο ασφαλές.
Fax	Όχι	15 χαρ.	Αριθμός fax, αν υπάρχει.
e-mail	Όχι	50 χαρ.	Έγκυρη διεύθυνση email (π.χ. info@company.gr). Αν συμπληρωθεί, ελέγχεται η μορφή.

Δεξιά στήλη — Ταυτότητα Υποκαταστήματος

Πεδίο	Υποχρ.	Όριο	Τι συμπληρώνεις
Πλήρης Περιγραφή	Όχι	—	Εκτεταμένη περιγραφή για εσωτερική χρήση (π.χ. «Κεντρικό γραφείο με αποθήκη»).
Τύπος Υποκαταστήματος	Όχι	—	Drop-down με δύο επιλογές: «Υποκατάστημα» (προεπιλογή) ή «Κεντρικό». Σε κάθε εταιρεία πρέπει λογικά να υπάρχει ένα Κεντρικό.
Περιγραφή	Ναι *	50 χαρ.	Σύντομη περιγραφή που εμφανίζεται στον πίνακα (π.χ. «Κεντρικό Αθήνας», «Υποκ. Πειραιά»).
Εταιρεία	Ναι *	—	Drop-down με αναζήτηση. Εμφανίζει και το ΑΦΜ δίπλα σε κάθε επιλογή για να αποφεύγεις λάθη.
Α/Α Παραρτήματος (ΙΚΑ)	Όχι	5 χαρ.	Ο αύξων αριθμός παραρτήματος όπως τον έχει καταχωρήσει το ΙΚΑ / e-ΕΦΚΑ.
Υπηρεσία ΣΕΠΕ	Όχι	—	Drop-down με αναζήτηση. Επέλεξε το αρμόδιο κατά τόπους ΣΕΠΕ.
Υπηρεσία ΟΑΕΔ	Όχι	—	Drop-down με αναζήτηση. Επέλεξε το αρμόδιο κατά τόπους ΚΠΑ2 (πρώην ΟΑΕΔ, νυν ΔΥΠΑ).

💡 Διαφορά «Περιγραφή» vs «Πλήρης Περιγραφή» Η «Περιγραφή» (υποχρεωτική) είναι η σύντομη ετικέτα που βλέπεις στη λίστα υποκαταστημάτων. Η «Πλήρης Περιγραφή» (προαιρετική) είναι η αναλυτική εκδοχή για εσωτερική αναφορά. Μπορείς να την αφήσεις κενή αν δεν τη χρειάζεσαι.

Β. Λοιπά Στοιχεία

Η ενότητα αυτή είναι εξ ολοκλήρου προαιρετική, αλλά συνιστάται να συμπληρώσεις τουλάχιστον την ημερομηνία έναρξης εργασιών και τον Δήμο/Περιφέρεια για λόγους συμμόρφωσης.

Πεδίο	Υποχρ.	Όριο	Τι συμπληρώνεις
Ημερ. Έναρξης Εργασιών	Όχι	—	Η ημερομηνία που ξεκίνησε η λειτουργία του υποκαταστήματος. Επιλογέας ημερομηνίας (YYYY-MM-DD).
Ημερ. Παύσης Εργασιών	Όχι	—	Συμπληρώνεται ΜΟΝΟ αν το υποκατάστημα έχει κλείσει ή είναι σε αναστολή.
Παρούσα Κατάσταση	Όχι	—	Drop-down. Οι επιλογές φορτώνονται δυναμικά (π.χ. Ενεργό, Αδρανές, Σε παύση).
Δήμος / Περιφέρεια	Όχι	—	Πεδίο με modal. Κάνοντας κλικ ανοίγει παράθυρο με 5 επίπεδα (βλέπε παρακάτω).
Κωδικός Υποκ. Λογιστικής	Όχι	20 χαρ.	Ο εσωτερικός κωδικός που χρησιμοποιεί το λογιστήριο για το υποκατάστημα.

Το modal «Δήμος / Περιφέρεια»

Όταν κάνεις κλικ στο πεδίο «Δήμος / Περιφέρεια», ανοίγει ένα παράθυρο με 5 διαδοχικά drop-downs που πρέπει να συμπληρώσεις με τη σειρά (καθένα «φιλτράρει» το επόμενο):

4. Περιφέρεια — π.χ. «Αττικής»

5. Περιφερειακή Ενότητα — π.χ. «Κεντρικού Τομέα Αθηνών»

6. Δήμος — π.χ. «Αθηναίων»

7. Δημοτική Ενότητα — π.χ. «Αθηναίων»

8. Δημοτική / Τοπική Κοινότητα — π.χ. «1ο Διαμέρισμα»

Αφού συμπληρώσεις όλα τα επίπεδα, πάτα «Καταχώρηση» μέσα στο modal για να αποθηκευτεί η επιλογή. Αν παραλείψεις κάποιο ενδιάμεσο επίπεδο, το πεδίο δεν θα συμπληρωθεί σωστά.

Καρτέλα 2: ΚΑΔ

Σε αυτή την καρτέλα προσθέτεις τους Κωδικούς Αριθμούς Δραστηριότητας που αφορούν συγκεκριμένα αυτό το υποκατάστημα. Ένα υποκατάστημα μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους ΚΑΔ.

⚠ Πρέπει πρώτα να αποθηκεύσεις τα Γενικά Για να μπορέσεις να προσθέσεις ΚΑΔ σε ένα ΝΕΟ υποκατάστημα, πρέπει πρώτα να πατήσεις «Καταχώρηση» στα Γενικά Στοιχεία ώστε να δημιουργηθεί η εγγραφή στη βάση. Μετά, επιστρέφοντας στη φόρμα θα μπορείς να προσθέσεις ΚΑΔ.

Δομή της καρτέλας

Η καρτέλα χωρίζεται σε δύο πίνακες:

• Επάνω — «ΚΑΔ του Υποκαταστήματος»: οι ήδη καταχωρημένοι ΚΑΔ, με κουμπί διαγραφής σε κάθε γραμμή.

• Κάτω — «Προσθήκη ΚΑΔ»: drop-down επιλογής και κουμπί «Προσθήκη».

Βήματα προσθήκης

9. Πήγαινε στην καρτέλα «ΚΑΔ» πατώντας την αντίστοιχη ετικέτα.

10. Στο drop-down «Επιλέξτε ΚΑΔ» ξεκίνα να πληκτρολογείς είτε τον κωδικό (π.χ. «47.11») είτε λέξεις από την περιγραφή (π.χ. «λιανικό εμπόριο»). Το πεδίο φιλτράρει καθώς γράφεις.

11. Επίλεξε τον ΚΑΔ που θες.

12. Πάτα το μπλε κουμπί «Προσθήκη» κάτω από το drop-down. Ο ΚΑΔ εμφανίζεται στον πάνω πίνακα.

13. Επανάλαβε για κάθε επιπλέον ΚΑΔ.

Διαγραφή ΚΑΔ

Στον πάνω πίνακα, δίπλα σε κάθε ΚΑΔ υπάρχει κουμπί διαγραφής. Πατώντας το εμφανίζεται διάλογος επιβεβαίωσης «Είστε σίγουροι ότι θέλετε να αφαιρέσετε αυτόν τον ΚΑΔ;» — πάτα «Ναι» για οριστική αφαίρεση.

Καρτέλα 3: ΚΑΔ Εφορίας

Λειτουργεί ακριβώς με την ίδια λογική όπως η καρτέλα ΚΑΔ, αλλά αφορά τους κωδικούς όπως είναι δηλωμένοι στην εφορία (TAXISnet).

💡 Γιατί υπάρχουν δύο διαφορετικές λίστες ΚΑΔ; Οι «ΚΑΔ» αντιστοιχούν στον εσωτερικό πίνακα κωδικών του iPayDay. Οι «ΚΑΔ Εφορίας» αντιστοιχούν ακριβώς σε αυτούς που έχεις δηλώσει στο μητρώο της ΑΑΔΕ. Συνήθως είναι ίδιοι, αλλά σε περιπτώσεις πολλαπλών δραστηριοτήτων μπορεί να διαφέρουν σε κάποιους επιμέρους κωδικούς.

Βήματα προσθήκης

14. Πήγαινε στην καρτέλα «ΚΑΔ Εφορίας».

15. Στο drop-down «Επιλέξτε ΚΑΔ Εφορίας» βρες τον κωδικό που θες.

16. Πάτα «Προσθήκη».

17. Επανάλαβε όσες φορές χρειάζεται.

Βήμα 4: Καταχώρηση / Αποθήκευση

Στο κάτω μέρος της φόρμας υπάρχουν τρία κουμπιά:

Πεδίο	Υποχρ.	Όριο	Τι συμπληρώνεις
Καταχώρηση	—	—	Αποθηκεύει τη φόρμα. Αν λείπει υποχρεωτικό πεδίο, εμφανίζει προειδοποίηση και δεν αποθηκεύει. Σε υπάρχουσα εγγραφή το κουμπί γράφει «Ενημέρωση».
Έξοδος	—	—	Κλείνει τη φόρμα και επιστρέφει στη λίστα. Αν έχεις αλλαγές που δεν έχουν αποθηκευτεί, ζητά επιβεβαίωση.
Διαγραφή	—	—	Εμφανίζεται ΜΟΝΟ σε υπάρχον υποκατάστημα (όχι σε νέο). Διαγράφει οριστικά το υποκατάστημα μετά από επιβεβαίωση.

Λίστα Ελέγχου πριν την Καταχώρηση

Πριν πατήσεις «Καταχώρηση», βεβαιώσου ότι:

• Έχεις συμπληρώσει όλα τα πεδία με αστερίσκο (*): Οδός, Αριθμός, Περιοχή, Πόλη, ΤΚ, Περιγραφή, Εταιρεία.

• Ο ΤΚ έχει ακριβώς 5 ψηφία.

• Το email (αν συμπληρωμένο) έχει σωστή μορφή name@domain.ext.

• Η Εταιρεία που επέλεξες αντιστοιχεί στο σωστό ΑΦΜ (φαίνεται δίπλα στο όνομα).

• Έχεις επιλέξει σωστά «Κεντρικό» ή «Υποκατάστημα» στον Τύπο.

• Αν το υποκατάστημα έχει παύσει, έχεις συμπληρώσει και Ημερομηνία Παύσης.

• Οι ΚΑΔ και ΚΑΔ Εφορίας έχουν προστεθεί (αν χρειάζεται — προσθέτονται ΜΕΤΑ την πρώτη καταχώρηση).

Συνήθη Σφάλματα & Λύσεις

Πεδίο	Υποχρ.	Όριο	Τι συμπληρώνεις
Πρόβλημα	—	—	Λύση
«Παρακαλώ συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία»	—	—	Κάποιο πεδίο με αστερίσκο είναι κενό. Τα πεδία με σφάλμα φαίνονται με κόκκινο περίγραμμα — τσέκαρε τα Γενικά Στοιχεία.
Ο ΤΚ δεν αποθηκεύεται σωστά	—	—	Ο ΤΚ δέχεται μόνο 5 χαρακτήρες. Αν βάζεις κενά ή παύλες δεν θα χωρέσει.
Δεν εμφανίζονται εταιρείες στο drop-down	—	—	Δεν έχει φορτώσει η λίστα. Κλείσε τη φόρμα, περίμενε να κλείσει το παράθυρο φόρτωσης και ξανανοίξτην.
Δεν μπορώ να προσθέσω ΚΑΔ σε νέο υποκατάστημα	—	—	Πρέπει πρώτα να πατήσεις «Καταχώρηση» στα Γενικά, και μετά να επιστρέψεις για τους ΚΑΔ.
Το Δήμος/Περιφέρεια δεν αποθηκεύεται	—	—	Πρέπει να συμπληρώσεις ΚΑΙ ΤΑ 5 επίπεδα στο modal και να πατήσεις «Καταχώρηση» μέσα στο modal πριν κλείσεις.

— Τέλος Οδηγού —