οδηγος αδειων

Οδηγός Συμπλήρωσης

Φόρμα Άδειας Εργαζομένου

Πλήρης οδηγός, ενότητα-ενότητα, πεδίο-πεδίο

1. Επισκόπηση της οθόνης

Η οθόνη «Άδειες Εργαζομένων» αποτελείται από δύο βασικές προβολές που εναλλάσσονται μεταξύ τους:

• Λίστα αδειών — ο κεντρικός πίνακας όπου εμφανίζονται όλες οι καταχωρημένες άδειες με δυνατότητα αναζήτησης, ταξινόμησης και επεξεργασίας.

• Φόρμα διαχείρισης άδειας — η οθόνη συμπλήρωσης, όπου καταχωρείτε νέα άδεια ή επεξεργάζεστε υπάρχουσα.

1.1 Πλοήγηση μεταξύ των προβολών

1. Για προσθήκη νέας άδειας: Πατήστε το κουμπί «Προσθήκη» πάνω αριστερά στον πίνακα.

2. Για επεξεργασία υπάρχουσας: Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της γραμμής (εκτός του ονόματος του εργαζομένου στην πρώτη στήλη).

3. Για επιστροφή στη λίστα: Από τη φόρμα, πατήστε «Έξοδος».

Σημαντικό: Η πρώτη στήλη του πίνακα (όνομα εργαζομένου) δεν ανοίγει τη φόρμα επεξεργασίας. Για να επεξεργαστείτε μια άδεια, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε άλλη στήλη της γραμμής. Όταν είστε σε λειτουργία επεξεργασίας, ο τίτλος της φόρμας εμφανίζει το όνομα του εργαζομένου ως σύνδεσμο. Κάνοντας κλικ ανοίγει σε νέα καρτέλα την καρτέλα του εργαζομένου.

2. Ο πίνακας αδειών (λίστα)

Ο πίνακας εμφανίζει όλες τις καταχωρημένες άδειες με τις ακόλουθες στήλες:

Πεδίο	Υποχρεωτικό	Περιγραφή / Τι συμπληρώνεις
Εργαζόμενος	—	Το ονοματεπώνυμο του εργαζομένου στον οποίο ανήκει η άδεια.
Ημερομηνία Από	—	Η πρώτη μέρα της άδειας, σε μορφή ηη/μμ/εεεε.
Ημερομηνία Έως	—	Η τελευταία μέρα της άδειας, σε μορφή ηη/μμ/εεεε.
Ημέρες	—	Το σύνολο ημερών αδείας για το συγκεκριμένο διάστημα.
Είδος	—	Η κατηγορία της άδειας (π.χ. Ετήσια Κανονική, Γάμου, κ.λπ.).
Έτος Αδείας	—	Το ημερολογιακό έτος στο οποίο χρεώνεται η άδεια.

2.1 Προεπιλεγμένη ταξινόμηση

Οι γραμμές εμφανίζονται ταξινομημένες πρώτα αλφαβητικά κατά όνομα εργαζομένου και, μέσα στον κάθε εργαζόμενο, από την πιο πρόσφατη άδεια στην παλαιότερη. Μπορείτε να αλλάξετε την ταξινόμηση κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης.

2.2 Αναζήτηση

Στο πάνω μέρος του πίνακα υπάρχει πεδίο αναζήτησης που φιλτράρει τα αποτελέσματα σε πραγματικό χρόνο, με βάση οποιαδήποτε στήλη.

3. Ενότητα «Γενικά Στοιχεία» — πεδίο προς πεδίο

Η φόρμα διαχείρισης άδειας περιλαμβάνει μία ενότητα με όλα τα πεδία. Παρακάτω αναλύονται ένα προς ένα, με τη σειρά εμφάνισής τους.

Ενδείξεις υποχρεωτικότητας Κάθε πεδίο που συνοδεύεται από κόκκινο αστερίσκο (*) είναι υποχρεωτικό. Αν το αφήσετε κενό, η φόρμα δεν θα αποθηκεύσει την εγγραφή και θα εμφανιστεί προειδοποίηση «Παρακαλώ συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία».

3.1 Εργαζόμενος *

Τύπος πεδίου: Αναζητήσιμη λίστα επιλογής (dropdown με Select2).

Τι να κάνετε: Κάντε κλικ και αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα ή το επώνυμο. Η λίστα θα φιλτράρεται αυτόματα. Επιλέξτε τον εργαζόμενο από τα αποτελέσματα.

Σε επεξεργασία: Το πεδίο εμφανίζεται προσυμπληρωμένο με τον εργαζόμενο της εγγραφής. Δεν συνιστάται να τον αλλάξετε — αν η άδεια ανήκει σε άλλον υπάλληλο, καλύτερα να τη διαγράψετε και να κάνετε νέα καταχώρηση στο σωστό πρόσωπο.

3.2 Ημερομηνία Από *

Τύπος πεδίου: Επιλογέας ημερομηνίας (date picker).

Τι να συμπληρώσετε: Την πρώτη εργάσιμη μέρα της άδειας.

Μορφή: Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο ή πληκτρολογήστε απευθείας. Αποδεκτές τιμές: από 01/01/1753 έως 31/12/9999 (τεχνικός περιορισμός βάσης δεδομένων).

3.3 Ημερομηνία Έως *

Τύπος πεδίου: Επιλογέας ημερομηνίας (date picker).

Τι να συμπληρώσετε: Την τελευταία μέρα της άδειας (συμπεριλαμβάνεται στο διάστημα).

Έλεγχος: Πρέπει να είναι ίση ή μεταγενέστερη της «Ημερομηνία Από». Σε αντίθετη περίπτωση εμφανίζεται άμεσα μήνυμα σφάλματος: «Η ημερομηνία ‘Από’ δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από την ημερομηνία ‘Έως’» και τα δύο πεδία γίνονται κόκκινα.

ΠΡΟΣΟΧΗ — Κανόνας εργάσιμων ημερών Δηλώστε άδεια ΜΟΝΟ για μέρες που εργάζεστε σύμφωνα με το πρόγραμμά σας. Μη συμπεριλαμβάνετε Σαββατοκύριακα, αργίες ή ρεπό μέσα στο διάστημα. Παράδειγμα: Αν θέλετε άδεια από Τετάρτη έως την επόμενη Τρίτη, ΜΗΝ καταχωρήσετε ενιαίο διάστημα Τετάρτη–Τρίτη. Σπάστε το σε δύο ξεχωριστές εγγραφές: (α) Τετάρτη–Παρασκευή και (β) Δευτέρα–Τρίτη. Ο κανόνας αυτός επισημαίνεται και στη φόρμα με το κόκκινο τριγωνάκι προειδοποίησης δίπλα στον τίτλο «Γενικά Στοιχεία».

3.4 Ημέρες *

Τύπος πεδίου: Αριθμητικό πεδίο.

Τι να συμπληρώσετε: Τον συνολικό αριθμό ημερών αδείας που αντιστοιχούν στο διάστημα που δηλώσατε.

Έλεγχος: Η τιμή πρέπει να είναι μεγαλύτερη του μηδενός. Διαφορετικά εμφανίζεται σφάλμα: «Οι ημέρες άδειας πρέπει να είναι μεγαλύτερες από 0».

Συμβουλή: Ο αριθμός ημερών πρέπει να συμφωνεί με τις εργάσιμες μέρες μέσα στο διάστημα Από–Έως. Το σύστημα δεν υπολογίζει αυτόματα τις μέρες, είναι δική σας ευθύνη η σωστή καταμέτρηση.

3.5 Είδος *

Τύπος πεδίου: Αναζητήσιμη λίστα επιλογής.

Τι να συμπληρώσετε: Την κατηγορία άδειας που ταιριάζει στην περίπτωση. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι 25 συνολικά και καλύπτουν όλα τα είδη αδειών που αναγνωρίζει η εργατική νομοθεσία:

Κωδ.	Περιγραφή Άδειας	Κωδ.	Περιγραφή Άδειας
0	Ετήσια Κανονική	1	Αιμοδοτική Άδεια
2	Άδεια Εξετάσεων	3	Άδεια Πατρότητας
4	Άδεια Φροντίδας Τέκνου	5	Γονική Άδεια
6	Άδεια Φροντιστή	7	Ιατρικώς Υποβοηθούμενη Αναπαραγωγή
8	Άδεια Προγεννητικών Εξετάσεων	9	Άδεια Γάμου
10	Άδεια λόγω Σοβαρών Νοσημάτων Τέκνων	11	Άδεια λόγω Νοσηλείας Τέκνων
12	Άδεια Γονέα Μονογονεϊκής Οικογένειας	13	Άδεια Παρακολούθησης Σχολικής Επίδοσης Τέκνου
14	Άδεια λόγω Ασθένειας Τέκνου ή Εξαρτώμενου Μέλους	15	Άδεια Απουσίας Α.Μ.Ε.Α.
16	Άδεια λόγω Θανάτου Συγγενούς	17	Άδεια Ανηλίκων Σπουδαστών
18	Άδεια για Μεταγγίσεις / Αιμοκάθαρση	19	Εκπαιδευτική Άδεια Κ.ΑΝ.Ε.Π.-Γ.Σ.Ε.Ε.
20	Άδεια λόγω AIDS	21	Ευέλικτες Ρυθμίσεις Εργασίας
22	Λοιπές Συμβάσεως (Γονική, Ονομαστική)	23	Από Διοίκηση Εταιρείας
24	Ειδικού Σκοπού

3.6 Έτος Αδείας

Τύπος πεδίου: Αριθμητικό πεδίο (προαιρετικό — δεν έχει αστερίσκο).

Τι να συμπληρώσετε: Το ημερολογιακό έτος στο οποίο χρεώνεται η άδεια (π.χ. 2026).

Έλεγχος: Η τιμή πρέπει να βρίσκεται μεταξύ περσινού και επόμενου έτους (δηλ. τρέχον έτος ± 1). Για παράδειγμα, το 2026 αποδεκτές τιμές είναι 2025, 2026, 2027. Εκτός εύρους εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος.

Πότε το αλλάζετε: Το χρησιμοποιείτε κυρίως όταν, π.χ. στις αρχές Ιανουαρίου, παίρνετε άδεια που χρεώνεται στο προηγούμενο έτος (υπόλοιπα περσινής χρήσης).

4. Αυτόματοι έλεγχοι του συστήματος

Πριν από την αποθήκευση, το σύστημα εκτελεί μια σειρά αυτόματων ελέγχων. Αν κάποιος αποτύχει, εμφανίζεται αντίστοιχο μήνυμα και η εγγραφή δεν αποθηκεύεται.

4.1 Έλεγχος υποχρεωτικών πεδίων

Αν λείπει έστω και ένα από τα πεδία Εργαζόμενος, Ημ/νία Από, Ημ/νία Έως, Ημέρες ή Είδος, εμφανίζεται το μήνυμα: «Παρακαλώ συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία» και τα κενά πεδία επισημαίνονται με κόκκινο περίγραμμα.

4.2 Έλεγχος λογικής ημερομηνιών

Αν η «Ημερομηνία Από» είναι μεταγενέστερη από την «Ημερομηνία Έως», εμφανίζεται: «Παρακαλώ ελέγξτε και διορθώστε τις ημερομηνίες».

4.3 Έλεγχος αριθμητικών τιμών

• Οι ημέρες πρέπει να είναι μεγαλύτερες του 0.

• Το έτος αδείας πρέπει να είναι σε εύρος τρέχον έτος ± 1.

4.4 Έλεγχος επικαλύψεων (πολύ σημαντικός)

Αυτός είναι ο πιο συχνός λόγος απόρριψης καταχώρησης. Το σύστημα ελέγχει αν το διάστημα που δηλώσατε επικαλύπτεται με υπάρχουσες εγγραφές για τον ίδιο εργαζόμενο, σε τρεις κατηγορίες:

• Άλλη άδεια: «Υπάρχει ήδη καταχωρημένη άδεια για τον ίδιο εργαζόμενο σε αυτό το χρονικό διάστημα».

• Ασθένεια: «Υπάρχει ήδη καταχωρημένη άδεια ασθένειας για τον ίδιο εργαζόμενο σε αυτό το χρονικό διάστημα».

• Απουσία: «Υπάρχει ήδη καταχωρημένη απουσία για τον ίδιο εργαζόμενο σε αυτό το χρονικό διάστημα».

Τι να κάνετε σε περίπτωση επικάλυψης 1. Επιστρέψτε στη λίστα και εντοπίστε την εγγραφή που δημιουργεί τη σύγκρουση. 2. Ελέγξτε αν πρέπει να διαγραφεί, να τροποποιηθεί ή αν η νέα άδεια πρέπει να καλύψει διαφορετικό διάστημα. 3. Θυμηθείτε ότι επικάλυψη θεωρείται ακόμη και μία κοινή ημέρα.

4.5 Έλεγχος εύρους ημερομηνιών (SQL)

Οι ημερομηνίες πρέπει να βρίσκονται υποχρεωτικά στο διάστημα 01/01/1753 – 31/12/9999. Πρόκειται για τεχνικό περιορισμό της βάσης δεδομένων και στην πράξη δεν επηρεάζει κανονική χρήση — εμφανίζεται μόνο αν κάνετε κάποιο λάθος πληκτρολόγησης στη χρονιά.

5. Κουμπιά ενέργειας

Στο κάτω μέρος της φόρμας υπάρχουν τρία κουμπιά:

Πεδίο	Υποχρεωτικό	Περιγραφή / Τι συμπληρώνεις
Καταχώρηση / Ενημέρωση	—	Αποθηκεύει τη φόρμα. Ο τίτλος του κουμπιού αλλάζει ανάλογα: «Καταχώρηση» για νέα άδεια, «Ενημέρωση» όταν επεξεργάζεστε υπάρχουσα.
Έξοδος	—	Κλείνει τη φόρμα και επιστρέφει στη λίστα. Αν έχετε κάνει αλλαγές χωρίς να τις αποθηκεύσετε, εμφανίζεται προειδοποιητικό παράθυρο «Αν αποχωρήσετε τώρα, οι αλλαγές δεν θα αποθηκευτούν».
Διαγραφή	—	Εμφανίζεται μόνο σε λειτουργία επεξεργασίας. Διαγράφει οριστικά την άδεια μετά από επιβεβαίωση. Δεν υπάρχει δυνατότητα ανάκτησης.

6. Τυπικές ροές εργασίας

6.1 Καταχώρηση νέας άδειας

4. Στη λίστα, πατήστε «Προσθήκη».

5. Επιλέξτε τον εργαζόμενο από τη λίστα.

6. Συμπληρώστε Ημερομηνία Από και Ημερομηνία Έως (μόνο εργάσιμες μέρες).

7. Καταχωρήστε τον αριθμό ημερών που αντιστοιχεί στο διάστημα.

8. Επιλέξτε το είδος της άδειας.

9. Προαιρετικά, συμπληρώστε το έτος αδείας αν διαφέρει από το τρέχον.

10. Πατήστε «Καταχώρηση».

6.2 Επεξεργασία υπάρχουσας άδειας

11. Στη λίστα, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε στήλη της γραμμής (όχι στο όνομα).

12. Τροποποιήστε τα πεδία που χρειάζονται αλλαγή.

13. Πατήστε «Ενημέρωση».

6.3 Διαγραφή άδειας

14. Ανοίξτε την εγγραφή όπως στην επεξεργασία.

15. Πατήστε «Διαγραφή» κάτω δεξιά.

16. Επιβεβαιώστε στο παράθυρο διαλόγου.

6.4 Άδεια που περιλαμβάνει Σαββατοκύριακο

Περίπτωση: εργαζόμενος θέλει άδεια από Πέμπτη 23/04/2026 έως Τρίτη 28/04/2026.

Λάθος: μία εγγραφή 23/04–28/04.

Σωστό: δύο ξεχωριστές εγγραφές:

• Εγγραφή Α': 23/04/2026 – 24/04/2026 (Πέμ–Παρ), 2 ημέρες.

• Εγγραφή Β': 27/04/2026 – 28/04/2026 (Δευ–Τρι), 2 ημέρες.

Σύνολο: 4 εργάσιμες μέρες αδείας, χωρίς να προσμετρηθεί το Σαββατοκύριακο.

7. Συχνά λάθη και λύσεις

Μήνυμα σφάλματος	Τι κάνετε
«Παρακαλώ συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία»	Έχει μείνει κενό ένα από τα πεδία με κόκκινο αστερίσκο. Ελέγξτε ποια πεδία έχουν κόκκινο περίγραμμα και συμπληρώστε τα.
«Η ημερομηνία ‘Από’ δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από την ‘Έως’»	Ανταλλάξτε τις δύο ημερομηνίες ή διορθώστε αυτή που είναι λάθος.
«Οι ημέρες άδειας πρέπει να είναι μεγαλύτερες από 0»	Έχετε βάλει 0 ή αρνητικό αριθμό στο πεδίο Ημέρες. Βάλτε τον σωστό αριθμό εργάσιμων ημερών.
«Το έτος άδειας πρέπει να είναι μεταξύ [ΠΠΠΠ] και [ΕΕΕΕ]»	Διορθώστε το έτος ώστε να βρίσκεται στο εύρος τρέχον έτος ± 1.
«Υπάρχει ήδη καταχωρημένη άδεια...» / «ασθένεια...» / «απουσία...»	Υπάρχει άλλη εγγραφή στον ίδιο εργαζόμενο που επικαλύπτεται χρονικά. Εντοπίστε την στη λίστα και αποφασίστε αν πρέπει να τροποποιηθεί ή αν το νέο διάστημα πρέπει να αλλάξει.
Η φόρμα «κολλάει» στο μήνυμα «Φόρτωση…»	Πρόβλημα σύνδεσης με τον διακομιστή. Ανανεώστε τη σελίδα (F5) και προσπαθήστε ξανά. Αν επιμένει, ενημερώστε τον διαχειριστή του συστήματος.

8. Checklist πριν την αποθήκευση

Πριν πατήσετε «Καταχώρηση» ή «Ενημέρωση», βεβαιωθείτε ότι:

• Ο εργαζόμενος είναι ο σωστός.

• Οι ημερομηνίες Από και Έως καλύπτουν ΜΟΝΟ εργάσιμες μέρες (χωρίς Σαββατοκύριακα/αργίες).

• Αν η άδεια διακόπτεται από αργία ή Σαββατοκύριακο, έχει σπαστεί σε ξεχωριστές εγγραφές.

• Ο αριθμός ημερών συμφωνεί με τις εργάσιμες μέρες στο διάστημα.

• Το είδος άδειας είναι η σωστή κατηγορία (ιδίως για ειδικές άδειες όπως Γάμου, Πατρότητας, Θανάτου).

• Το έτος αδείας είναι το σωστό (ιδιαίτερα τον Ιανουάριο / Φεβρουάριο).

• Δεν υπάρχει άλλη ήδη καταχωρημένη άδεια/ασθένεια/απουσία στο ίδιο διάστημα.

— Τέλος οδηγού —